Detta är ett webbsystem som är skapat för att användas av små och medelstora företag med timanställd personal ”ute på fältet”. För tidredovisning, materialomsättning och planering av objekt och personal. Det finns även stöd för ackordslön.

Systemet är helt webbaserat vilket betyder att inga program behöver installeras på datorn, och du som användare är inte låst vid en speciell dator utan kan komma åt dina uppgifter från vilken dator som helst, så länge den är uppkopplad mot Internet och du har dina inloggningsuppgifter.

Beroende på om användaren är administratör eller anställd så sätts rättigheterna per användare på flera olika nivåer.
En användare kan ha rättigheter att ändra objekt och/eller uppgifter för ändra användare mm. Medan en annan användare endast har rätt att se sina egna tidsregistreringar eller anteckningar.

Med systemet kan alla användare registrera arbetstid, registrera materialuttag per objekt eller skriva anteckningar antingen egna eller kopplade till objekt eller en annan användare. Beroende på villka rättigheter användaren har går det också att planera, antingen bara sig själv på egna tilldelade objekt, eller alla användare på alla objekt.

Tidsregistreringarna används till sammanställningar med summor per objekt och per användare vilket gör att administratörer och användare alltid har full koll på arbetstid mm på de olika arbetsobjekten.

Det går också att skriva ut olika rapporter på registrerad tid som tex. Tidrapporter eller lönenotor för alla användare under önskad tidsperiod eller fakturabilagor att skicka med fakturor vid löpandejobb med all registrerad arbetstid för det aktuella arbetsobjektet.
Med en knapptryckning kan man få tidrapporter med timlöner, km-ersättningar och eventuella daglöner utskrivna eller lönespecifikationer till alla användare med avdragen skatt satt i procent efter eventuella skattereduktioner. Möjlighet finns också med en annan skattesats på ackordöverskott.

Däremot bokförs inget i systemet, så all bokföring får göras i ett externt program, då de flesta företag redan har rutiner för bokföring, antingen man gör den själv eller anlitar någon.

Alla registrerade uppgifter säkerhetskopieras varje dag och säkerhetskopian sparas i minst 1 vecka för återskapning av bortfallen data. Känsliga uppgifter, som personliga lösenord och objektpriser krypteras innan de sparas.
Alla händelser i systemet loggas dels med den inloggade användarens namn och vad användaren har gjort, men även datorns ipnummer sparas. Om någon obehörig skulle få tillgång till användarnamn och lösenord och radera eller ändra information, så kan man återställa data med säkerhetskopian och genom ipnumret i vissa fall ta reda på vem som gjort vad.

Inloggning

För att använda systemet måste du logga in 2 ggr, en gång på företaget och sedan på dina egna personliga sidor.

Vid inloggningen på företaget kan du markera att du vill logga in automatiskt så kommer du direkt till inloggningsportalen där du loggar in till dina personliga sidor nästa gång.

Vid inloggningsportalen har du tillgång till några andra knappar, de är:

Företagsinformation – Det är det första du ser när du kommer till sidan, här kan admininstratörer skriva in meddelanden som gäller för alla på företaget tex firmaresor eller ändringar i arbetsrutiner mm.

Adressregister – Om du klickar på denna knapp får du upp ett adressregister där du med en rullgardinsmeny kan välja mellan alla registrerade användare eller alla registrerade objekt.

Program – Klickar du på denna knapp får du upp lite information om detta webbsystem och länkar till olika mer eller mindre användbara program. Det viktigaste programmet, som du behöver för att se och skriva ut pdf- dokument, som alla utskrifter görs i, kan du om du inte redan har det installerat hämta hem här. Om du redan skulle ha det installerat så står det så med grön text.

*Logga in – Klickar du på denna knapp får du möjlighet att logga in på dina egna sidor, här skriver du in ditt personliga användarnamn och lösenord. Skulle du inte komma ihåg dina inloggningsuppgifter kan du, om du har en emailadress registrerad i dina användaruppgifter, klicka på Påminnelseknappen. Då får du upp ett nytt fönster där kan du välja ditt namn i rullgardinsmenyn och klicka på skicka så skickas dina inloggningsuppgifter till den emailadress som är registerad i dina användaruppgifter.

Support – Klickar du på knappen support får du upp olika uppgifter om vad du ska göra om du får problem med webbsystemet, anmäla buggar eller feedback.

*För att logga in som användare på systemet måste du förutom företagets inloggningsuppgifter även ha egna personliga inloggningsuppgifter. Dina personliga inloggningsuppgifter väljer du själv, du kan själv när du är inloggad och om du har rättigheter gå till dina personliga uppgifter och ändra inloggningsuppgifter. Ditt användarnamn måste vara unikt, skulle det finnas en användare registrerad på företaget som redan har det användarnamn du har valt blir du upplyst om detta och får välja ett annat.

Varje användare blir tilldelad rättigheter vilka bestäms av administratören vid registreringen av den nya användaren eller vid senare tillfälle. Nedan finns användarnamn och lösenord för olika användare med olika rättigheter så du kan logga in som användare och prova systemet. Alla uppgifter kan ändras från tid till annan då denna demo är öppen för alla och inga restriktioner finns för demonstration. Om du är intresserad av systemet och vill ha en egen personlig demonstration så ta kontakt med Roger På tidnota.se tel.0734 386808

Du måste först logga in på demoföretaget med användarnamn "demo" och lösenord "demo" därefter loggar du in som användare med någon av nedanstående inloggningsuppgifter.

- Admin -
Användare med fullständiga rättigheter
Användarnamn admin
Lösenord admin

- Anders Andersson -
Användare med rättigheter att ändra, lägga till eller ta bort arbetsregistreringar för alla användare och ändra alla objekt och användare
Användarnamn ante
Lösenord Geezyrvp

- Bo Pettersson -
Användare med rättigheter endast för visning av egna arbetsregistreringar,anteckningar och materialuttag och visning av egna tilldelade objekt samt visning av egna personliga uppgifter
Användarnamn bo
Lösenord BVG9nQAc

- Erik Eriksson -
Användare med rättigheter för visning men även ändring mm av egna arbetsregistreringar,anteckningar och materialuttag och visning och ändring av egna tilldelade objekt samt visning och ändring av egna personliga uppgifter
Användarnamn erik
Lösenord ua5OYyfR

Utöver dessa användare finns det även andra användare på demoföretaget du kan se och logga in som. Men du kan endast se andra användares inloggningsuppgifter om du loggar in som admin med fullständiga rättigheter. Alla användare förutom admin går att ta bort.

Popupkalender

En popupkalender används i systemet på alla platser du ska välja datum. Du kommer åt den genom att klicka på ikonen av en kalender bredvid de ställen du ska välja ett datum.

Kalendern öppnas genom ett klick och stängs automatiskt när du klickar på ett datum, annars kan du stänga den på samma sätt som de flesta öppningsbara fönster i systemet genom att klicka en gång till där du öppnade.

Klickar du på ett tomt vitt område på kalendern stängs kalendern med fältet som ska fyllas med ett datum blankt.

Popupkalendern baseras på det datum och tiden du har på datorn, skulle din dators datum inte stämma så kan du inte använda den kalendern utan genom att istället dubbelklicka på kalenderikonen får du upp ett nytt fönster med en kalender som baseras på rätt datum. (Inte heller personalplaneringen går att använda om du har fel datum inställt på din dator).
För att kunna använda funktioner som inte fungerar om du har fel datum inställt på din dator måste du ställa om datumet på din dator och sen ladda om sidan..

Rättigheter

För att hålla ordning på vem som får göra vad i systemet finns det rättigheter att sätta på olika nivåer.
Detta görs när en ny användare läggs till eller senare i användaruppgifterna på sidan användare.
Endast användare med fullständiga rättigheter kan ändra, lägga till eller ta bort rättigheter.
Rättigheterna är uppdelade i olika kategorier baserade på de olika sidor som finns att tillgå, sedan finns det variationer på dessa beroende på om man ska kunna lägga till nya uppgifter och göra ändringar och om man ska ha tillgång till all information eller endast begränsad.

De olika kategorierna av rättigheter är:

Tidregistrering
Genom att ge någon rättigheter för tidregistrering får den aktuella användaren möjlighet att gå till sidan arbete. För att användaren ska kunna registrera arbetstider så måste även rutan ändra/ta bort vara markerad annars kan användaren endast se redan registrerade arbeten. Om alla är markerat kan användaren registrera under allas namn och se allas arbetstider. Är egna markerat kan användaren bara se sina egna registrerade arbeten och registrera nya under sitt eget namn.

Objekt
Har användare rättigheter för objekt kan han/hon gå till sidan objekt, men för att kunna ändra eller lägga till information måste även ändra/ta bort vara markerat. Om egna är markerat kan den aktuella användaren endast se objekt som blivit tilldelad denna om däremot alla är markerat kan användaren se alla objekt.

Användare
Har användaren rättigheter för användare finns det möjlighet att gå till sidan användare, för att även kunna göra ändringar eller lägga till information måste även ändra/ta bort vara markerat. Är eget markerat kan användaren endast se egna uppgifter om alla är valt kan användaren se allas uppgifter.

Planering
Om användaren har rättigheter för planering kan han/hon gå till sidan planering genom att klicka på ett framtida datum i planeringskalendern. För att även kunna ändra eller göra ny planeringar måste även Ändra/ta bort vara markerat. Om eget är markerat kan användaren endast se och eventuellt, om rättigheter finns, lägga till nya planeringar för sig själv på objekt som användaren har blivit tilldelad eller ta bort sig själv från tidigare planeringar.

Material
Vid rättigheter för material kan användaren gå till sidan material. Om även Ändra/ta bort är markerat kan användaren registrera nya materialuttag, ändra eller ta bort tidigare registrerade materialuttag. Om eget är markerat kan användaren registrera materialuttag på valfri objekt, men endast under eget namn och endast se material som är uttaget under eget namn eller materialuttag som är uttaget på objekt som blivit tilldelad användaren. Om alla är markerat finns inga begränsningar då kan användaren se alla och lägga till nya materialuttag på valfritt objekt under valfri användare och ändra eller ta bort alla.

Anteckningar
Om användaren har rättigheter för anteckningar kan han/hon gå till sidan anteckningar, för att även kunna göra ändringar eller lägga till nya anteckningar måste även ändra/ta bort vara markerat. Om eget är markerat kan användaren lägga till anteckningar, koppla dem till valfritt objekt och koppla dem till valfri användare, men endast se redan registrerade anteckningar som antingen är kopplade till den aktuella användaren eller kopplade till ett objekt som användaren har blivit tilldelad eller anteckningar användaren skrivit själv.Om alla är markerat finns inga begränsningar då kan användaren se alla anteckningar. Anteckningarna sparas alltid med namn(signatur) på den som skriver anteckningen.

Huvudpanelen

Här finns knappar för att bläddra mellan de sidor du har rättigheter för.
Knapparna är:

LOGGA UT – För att logga ut från systemet, bör användas när du är klar för att radera alla spår om andra har tillgång till den aktuella datorn.

ADMIN – Denna knapp finns endast om du har fullständiga rättigheter, den ger tillgång till olika administratörsfunktioner som tex lägga till och ta bort användare och objekt mm.

KALENDER – Kalendersidan har alla användare tillgång till, men den ser olika ut beroende på vilka rättigheter användaren har. Det är den första sidan man kommer till när man loggat in.

ANVÄNDARE – Här visas beroende på rättigheter allas användaruppgifter eller endast den aktuella användarens användaruppgifter. Har man rättigheter kan man också göra ändringar.

OBJEKT – Här visas beroende på rättigheter alla objektuppgifter eller endast objektuppgifter för de objekt den aktuella användaren blivit tilldelad. Har man rättigheter kan man också göra ändringar.

MATERIAL – På denna sida kan användare med rättigheter för detta lägga till, ändra eller ta bort materialuttag. Man kan också anpassa visningen av materialuttag efter objekt, användare eller en viss tidsperiod.

ARBETE – På denna sida kan användare med rättigheter för detta lägga till, ändra eller ta bort arbetsregistreringar. Här görs också olika utskriftsrapporter(pdf) med anknytning till arbetsregistreringarna: tidrapporter,fakturabilagor och lönespecifikationer. Man kan också anpassa visningen av arbetsregistreringarna efter objekt, användare eller en viss tidsperiod.

ANTECKNINGAR – På denna sida kan användare med rättigheter för detta lägga till, ändra eller ta bort anteckningar. Anteckningarna kan kopplas till ett objekt eller en användare. Man kan också anpassa visningen av anteckningarna efter objekt, användare,vem som skrivit dem(signatur) eller en viss tidsperiod.

INSTÄLLNINGAR – Längst till höger på huvudpanelen har du en skiftnyckel och genom att klicka på den får du upp en ruta med lite text om din platform, vilket operativsystem, webbläsare och din skärmupplösning mm. Dessa uppgifter är det bra om du uppger om du skulle ha några problem med systemet och behöver kontakta support. Här kan du också göra vissa personliga inställningar för att anpassa systemet så att det passar dig.

Admin

Denna sida har bara användare med fullständiga rättigheter tillgång till och den innehåller olika administrationsfunktioner för systemet, dessa är:

Admin-> Användare
Här har man genom en rullgardinsmeny tillgång till alla registrerade användare. Genom att ta fram en användare och att klickar på knappen >>>> går du till huvudsidan för användare med endast den valda användaren. Detta är också enda platsen man kan ta bort registrerade användare. Här finns också knappar för att lägga till lönefält, ledighet och skatt för den användaren du väljer i rullgardinsmenyn.

Admin-> Objekt
Här har man genom en rullgardinsmeny tillgång till alla registrerade objekt. Genom att ta fram ett objekt och klicka på knappen >>>> går du till huvudsidan för objekt med endast det markerade objektet. Här kan du också se eventuella vinstmarginaler, genom att markera eller avmarkera rutorna för timlöner, daglöner och kmersättningar anger du om dessa uppgifter, registrerade för det aktuella objektet av de olika användarna i systemet, ska vara med i beräkningen. Du kan även markera rutan för +% och ange en procentsats som ska läggas på alla uttag för beräkningen, tex arbetsgivarutgifter eller annat. Detta förutsätter att du angivit ett fast pris i objektets uppgifter. Detta är också enda platsen man kan ta bort registrerade objekt.

Admin-> Arbete
Här ser du antalet registrerade arbets/tiduppgifter. Du kan här även ta bort arbets/tiduppgifter för en viss användare, arbets/tiduppgifter för ett visst objekt eller arbets/tiduppgifter äldre än ett visst datum eller en kombination av dessa tre. Tänk bara på att om du tar bort arbets/tiduppgifter så påverkar detta summor, tidrapportsutskrifter, lönespecifikationer mm. Så ta inte bort något innan du är riktigt säker på att du inte behöver dessa data igen.

Admin-> Anteckning Här ser du antalet registrerade anteckningar. Du kan här även ta bort anteckningar kopplade till en viss användare, anteckningar kopplade till ett visst objekt eller anteckningar äldre än ett visst datum eller en kombination av dessa tre.

Admin-> Material
Här ser du antalet registrerade materialuttag. Du kan här även ta bort materialuttag kopplade till en viss användare, materialuttag kopplade till ett visst objekt eller materialuttag äldre än ett visst datum eller en kombination av dessa tre.

Admin-> Portalinformation
Här har administratörer möjlighet att skriva in information som syns vid inloggningsportalen alltså det första alla användare kommer till efter man loggat in på företaget alternativt om man loggat in förut och markerat rutan för automatisk innloggning så kommer man till inloggningsportalen direkt. Detta är ett bra ställe att meddela allmän information för alla anställda på företaget mm.

Admin-> Logg
Här loggas allt som görs inom systemet. När en användare lägger till ändrar eller tar bort uppgifter läggs det till här. Uppgifterna sparas som standard 3månader bakåt. Genom att klicka på en uppgift kommer man automatiskt till den berörda datan om den inte är borttagen. Det går också att anpassa visningen av loggen genom att välja mellan vilka datum och/eller vilken användare loggen ska visa.

Admin-> Ny
användare Här lägger administratörer till nya användare. De viktigaste uppgifterna som måste finnas med är användarens namn, och ett användarnamn som måste vara unikt för alla registrerade användare, om det finns flera med samma användarnamn kommer det upp en varningsruta. Om inget lösenord skrivs in eller bildas automatiskt, genom att trycka på blixten bredvid lösenord, så kommer ett att produceras automatiskt när användaren läggs till. Här sätter du även vilka rättigheter användaren ska ha, men detta och annat går att ändra efteråt. Alla uppgifter du kan skriva in här har du även möjlighet att skriva in eller ändra senare efter att användaren lagts till.Det går även att lägga till bilder av typen jpg eller jpeg som automatiskt skalas ner till lagom storlek men du rekommenderas att göra detta senare efter att användaren lagts till för även om det inte spelar någon roll vilken storlek bilden har kan servern få problem med vissa filer och detta kan medföra att alla andra inskrivna uppgifter faller bort. Lägger du istället till bild senare gör det inget eftersom inga andra uppgifter skrivs in och medför alltså inget merarbete om något skulle gå fel då du lägger in bild.

Admin-> Nytt objekt
Här lägger administratörer till nya objekt. Den enda uppgift som måste finnas med är namnet på objektet. Du rekommenderas dock att ange start och slut datum då detta används av systemet för att se vilka objekt som är aktiva för perioden och även så du lättare kan se på planeringskalendern hur olika arbetsobjekt är planerade mot varandra. På planeringskalendern markeras objektet med blå rutor då datumet befinner sig mellan start och slut datum. Det går även att tilldela någon eller några användare objektet, detta påverkar användare som endast har rättigheter för egna objekt, de kan alltså se de objekten som de har blivit tilldelade. Om du efter att du tilldelat även markerar rutan för planerad för tilldelad, blir de eller den som blivit tilldelad objektet automatiskt planerad för det aktuella objektet från startdatum till slutdatum. Alla uppgifter du kan skriva in här har du även möjlighet att skriva in eller ändra senare efter att objektet lagts till. Det går även att lägga till bilder av typen jpg eller jpeg som automatiskt skalas ner till lagom storlek men du rekommenderas att göra detta senare efter att objektet lagts till för även om det inte spelar någon roll vilken storlek bilden har kan servern få problem med vissa filer och detta kan medföra att alla andra inskrivna uppgifter faller bort. Lägger du istället till bild senare gör det inget eftersom inga andra uppgifter skrivs in och medför alltså inget merarbete om något skulle gå fel då du lägger in bild.

Admin-> LOGGA
Här kan administratörer ladda upp en företagslogga eller annan bild som används på de olika utskrifter(pdf) som går att göra. Den visas också på dels sidan där du loggar in på företaget och även sidan där du loggar in på dina personliga sidor. Bilden måste vara av typen jpg eller jpeg, det spelar dock ingen roll vilken storlek bilden har eftersom den skalas ner automatiskt till rätt storlek.

Planeringskalender

Denna sida har alla användare tillgång till men beroende på vilka rättigheter användaren har så ser sidan olika ut. Om användaren har rättigheter till alla objekt, eller egna objekt och har blivit tilldelad objekt, listas de här.

Du kan anpassa visningen av kalendern på flera olika sätt. Genom välja ett från datum och ett till datum och sen klicka på visa så visas kalendern med alla objekt mellan dessa datum.

Har du angett startdatum och slutdatum för objekten och de ligger inom tidsperioden du valt visas de datumen med blå bakgrund och du får på det viset upp planeringen under tidsperioden.

Du kan också markera aktuella objekt perioden och trycka på visa då visas endast de objekt som är aktiva under den valda tidsperioden beroende på start och slutdatum.

Om du endast vill se vissa objekt markerar du rutan framför dessa och trycker på visa.

Genom att klicka på ett objektnamn kommer du till huvudsidan för objekt med endast det aktuella objektet.

Om du klickar i kalendern på ett datum som ligger framåt i tiden och har rättigheter för planering kommer du till personalplaneringen för datumet du klickade på, med arbetsobjektet vars rad du klickade på markerat i rullgardinsmenyn.
Om det finns planering registrerad på ett objekt för ett datum i planeringskalendern visas en blå triangel i övre vänstra hörnet på det datumet, och genom att klicka på den rutan kommer du till den registrerade planeringen.

Om du däremot klickar på ett datum bakåt i tiden i kalendern och du har rättigheter för arbetstidregistrering kommer du till arbetstidregistreringen med datumet du klickade på markerat och objektet vars rad du klickade på markerat i rullgardinsmenyn. Om det finns arbetstid registrerad på ett objekt för ett datum i planeringskalendern syns en gul triangel i övre vänstra hörnet på det datumet, och genom att klicka på den rutan kommer du till den registrerade arbetstiden.

Övre raden med datum i planeringskalendern används för att komma till anteckningar, genom att klicka på ett datum och du har rättigheter för anteckningar kommer du till Anteckningar med det datumet du klickade på valt.
Om det finns en anteckning registrerad för ett datum i planeringskalendern syns en svart triangel i övre vänstra hörnet på det datumet på översta raden med datum, och genom att klicka på den rutan kommer du till den registrerade anteckningen.

Nedersta raden med datum används på motsvarande sätt som översta raden men med länk till material istället. Om det finns ett materialuttag registrerat för ett datum i planeringskalendern syns en grön triangel i övre vänstra hörnet på det datumet på nedersta raden med datum, och genom att klicka på den rutan kommer du till det registrerade materialuttaget.

Om användaren inte har rättigheter för några objekt är planeringskalendern tom men man kan fortfarande använda den som en genväg till planeringen, arbetstidsregistreringen, material eller anteckningar beroende på vilka rättigheter användaren har.

Du kan här även få en utskrift(pdf) på vald tidsperiod med valda objekt genom at göra dina val och sedan klicka på utskrift. Utskrifterna av planeringskalendrar anpassar sig till viss del beroende på tidsperioden för att få plats med allt på ett liggande A4. Genom att dela upp utskrifterna på mindre tidsperioder kan man få tydligare och mer lättlästa utskrifter.

Användare

Här är sidan för alla uppgifter om användare. Om du har rättigheter att se alla användare listas de här och genom att klicka på ett namn öppnas dennes uppgifter.

Endast administratörer med fullständiga rättigheter kan göra ändringar för användares rättigheter, däremot kan alla se vilka rättigheter man har.

Användare som bara har rättigheter för egna användaruppgifter får bara sina egna uppgifter.

Förutom att man kan se och om man har rättigheter till det också ändra användaruppgifter, listas också all planering som är registrerad, all registrerad arbetstid och alla materialuttag för innevarande år och aktuell användare.
Vid planeringen finns en knapp ”rensa planering” denna rensar endast all planering som är gjord för den aktuella användaren.

Under anteckningar listas dels alla anteckningar som användaren själv har skrivit dels alla anteckningar som andra användare har kopplat till aktuell användare men även anteckningar som är kopplade till objekt som har blivit tilldelad aktuell användare.

På varje användare finns också tre olika knappar det är: Lönefält, Ledighet och skatt. Om du klickar på dessa knappar öppnas nya fönster där man kan, om man har rättigheter, lägga till eller ta bort uppgifter. Det finns även möjlighet för administratör (användare med fullständiga rättigheter) att genom inställningar på adminsidan ta bort möjligheten med dessa knappar för användare.

Användare utan rättigheter att göra ändringar kan se uppgifterna men inte lägga till eller ta bort.

Lönefält måste läggas till om användare ska kunna registrera arbetsnotor med lön. Det finns tre olika lönefält, tidlön – vilket är vanlig lön per timma, daglön – om den anställde får någon typ av lön per dag, och kmlön – som är ersättningar per km tex bilersättning.
Du namnger fältet och anger vilket värde lönen har per timma, dag eller km. Vid alla lönefält kan du markera om skatt ska dras på den aktuella lönen, men detta går också att göra efter att lönefältet lagts till.
Alla lönefält är personliga och görs alltså endast för den aktuella användaren. Lönefälten måste namnges, men flera fält kan ha samma namn och flera användare kan ha samma namn på fälten.
Namnen är endast för din skull vid tidskrivning så du kan skilja på tex ackordslön och timlön mm.

Ledighet läggs till vid rutan som kommer upp om du klickar på Ledighet. Du anger här under vilken tidsperiod ledigheten varar och vilken typ av ledighet det är. Den ledighet du lägger till här har effekt på planeringen. Om du redan är planerad för den aktuella tiden försvinner planeringen och det går inte att planera användaren för den aktuella tiden.

Skatt bör läggas till om man vill använda funktionen med lönespecifikationer. Dessa uppgifter används vid löneberäkningarna. Det går endast att ange skatt i procent, standard är 30% men bör anges för varje användare så det blir rätt preliminär skatt.
Det går även att ange en eventuell skattereduktion som används vid löneberäkningarna.

OBS tänk på att förutom de ändringar du gör under lönefält, ledighet och skatt så måste du uppdatera för att ändringar ska träda i kraft.

Det går även lägga till en bild på användaren, bilden måste vara av typen jpg eller jpeg men det spelar ingen roll vilken storlek den har eftersom den skalas ner automatiskt till rätt storlek. Bilden får dock ej vara mer än 3mb.

Objekt

På denna sida listas alla objekt man har rättigheter för, om man har rättigheter för alla objekt, eller om man endast har rättigheter för egna tilldelade objekt listas de här. Om det är fler än ett objekt får man öppna dem genom att klicka på dess namnpanel.

Förutom att se och ändra uppgifter om man har rättigheter, listas också all registrerad planering, all registrerad arbetstid och alla registrerade materialuttag för det aktuella objektet.

Vid planering finns möjlighet att med knappen "rensa planering" ta bort endast all planering som är gjord för detta objekt.

Under anteckningar listas alla anteckningar som är kopplade till objektet. Man kan här även tilldela någon eller några detta objekt, detta har effekt på de ställen i systemet där användare får se och eventuellt ändra egna objekt mm.
Genom att klicka på knappen personal öppnas en ny ruta med alla registrerade användare. Klicka på den eller de som du vill tilldela det aktuella objektet så läggs de till i rutan ovanför knappen.
Du kan sedan markera för "tilldela planerad" om du vill att de du nyss tilldelat objektet ska vara planerade på objektet under tiden objektet är aktivt alltså perioden f o m startdatum t o m slutdatum.
OBS Det är endast de användare som du har tilldelat vid tillfället du uppdaterar som blir planerade, om du tilldelar en användare vid ett senare tillfälle blir denna inte automatiskt planerad.

Du har här också möjlighet att lägga till underobjekt alltså en egen planeringskalender endast för detta objekt, detta förutsatt att du har angett ett start och slutdatum för objektet.
Har du inte gjort det tidigare så måste du ladda om sidan för att få fram en ny knapp "Tidplan".
Klickar du på knappen "tidplan" får du upp ett nytt fönster med en planeringskalender som sträcker sig mellan huvudobjektets startdatum och slutdatum. Ange ett namn vid rutan ny planering och välj start och slutdatum genom att klicka upp popupkalendrarna klicka sedan på lägg till.
Datumen du anger måste hålla sig inom huvudobjektets tidsram annars kommer en varnings ruta upp.
Det går även att skriva ut (pdf) denna tidsplan genom att klicka på utskrift.
Utskriften kan göras för valfri tidsperiod genom att välja ett start och slutdatum innan du klickar på knappen för utskrift, detta kan vara bra om huvudobjektet sträcker sig över en lång tidsperiod då kan det bli svårt att få plats med all planering på ett liggande A4, då kan man dela upp utskrifterna på flera tidsperioder.
Utskrifterna (pdf) av planeringskalendrar anpassar sig till viss del beroende på tidsperioden för att få plats med allt på ett liggande A4. Genom att dela upp utskrifterna på mindre tidsperioder kan man få tydligare och mer lättlästa utskrifter.

Ett alternativ till popupkalendern när du väljer datum till ett nytt underobjekt, är att klicka på ett datum i övre eller undre raden i kalendern (de raderna med dagnr). Varannan gång du klickar väljer du startdatum och varannan slutdatum.

Om du vill ändra tidsperiod för ett underobjekt så kan du dubbelklicka någonstans i kalendern på raden för det objektet du vill ändra.

Det går även lägga till en bild på objektet, bilden måste vara av typen jpg eller jpeg men det spelar ingen roll vilken storlek den har eftersom den skalas ner automatiskt till rätt storlek. Bilden får dock ej vara mer än 3mb.

Material

Denna sida är tänkt för redovisning av materialomsättning. Här registrerar du materialuttag och kopplar det eventuellt till ett arbetsobjekt.

Den övre panelen är, om du har rättigheter för att ändra/ta bort material, för registrering av uttag av material.
Har du inte rättigheter för att ändra/ta kan du endast se redan registrerade materialuttag.

Du väljer datum genom att klicka på popupkalendern, du väljer objekt om materialutttaget ska registreras på ett objekt, om du har rättigheter för allas material så väljer du användare som materialuttaget ska registreras på.
Om du endast har rättigheter på egna material så registreras materialuttaget automatiskt på dig.

Längst till höger på panelen skriver du i eventuellt pris på uttaget, eller så görs detta av administratör vid senare tillfälle.
I den stora rutan på panelen fyller man i eventuellt vad för material som är uttaget eller kanske bara ordernummer för senare behandling.

Den undre panelen är för anpassad visning av registrerade materialuttag. Där väljer du mellan vilka datum och/eller vilket objekt och om du har rättigheter för allas material kan du också välja vilken användare som ska visas.
Om du endast har rättigheter för egna material så kan du inte välja användare då kan du bara se dina egna uttag.

För att se ett materialuttag av de som visas, klickar du på den understrukna länken så visas det kompletta materialuttaget i rutan ovanför. På detta vis behöver du inte skriva om återkommande materialuttag, utan isådana fall kan du markera ett materialuttag du vill använda igen, göra eventuella ändringar och spara om det under ett annat datum eller objekt. Originaluttaget ändras inte utan finns fortfarande kvar.

Genom att klicka nertill på den översta panelen visas betydelsen av de olika kolumnerna vid visning. Klicka igen så stängs den.

Mellan datumrutorna har du en liten knapp där du kan nollställa datumen om du vill se alla uttag av en viss användare eller på ett enskilt objekt.

Vid visning av registrerade uttag kommer automatiskt högst upp på den nedre panelen två summor, det är antalet registrerade poster som just visas och summan av dessa. Genom att klicka på dessa summor får du upp rutor som visar summorna per användare eller summor per objekt och du skiftar mellan dessa genom att klicka på knappen "Summor per objekt/ Summor per användare" längst ner på panelen.

Det går även att få en utskrift(pdf) på den aktiva visningen genom att klicka på knappen utskrift.

Arbete

På denna sida registrerar du arbetstiden.
Ö vre panelen är, om du har rättigheter att ändra/ta bort arbete, som på sidorna material och anteckningar till för att registrera nytt. Har du inte rättigheter att ändra/ta bort kan du endast se redan registrerade arbetstider.

På den översta panelen registrerar du ny arbetstid.
Om du har rättigheter för allas arbete får du välja vem registreringen ska gälla i den första rullgardinsmenyn.
Om du endast har rättigheter för egna arbete finns det ingen rullgardinsmeny då registreras det automatiskt på dig. Sedan väljer du i den andra rullgardinsmenyn vilket arbetsobjekt det gäller. I raden under väljer du datum genom popupkalendern och antalet timmar det gäller med hjälp av rullgardinsmenyn.

Vid timlön kan du klicka på knappen >> bredvid rutan så kommer dina registrerade timlöner upp, skulle det inte finnas någon lön i rutan som kommer fram måste det först registreras lönefält på din användarsida.
Har du inte rättigheter för detta får du kontakta någon med administrationsrättigheter.

Om det finns flera timlöner att välja på markerar du i rutorna framför de som denna registrering ska gälla.
De du markerar ligger sen kvar tills nästa gång du ska göra en registrering ända tills du ändrar markerade löner.

I Rutan för timlön blir det automatiskt uträknat antalet timmar x de löner du markerat.

På samma sätt gör du om du eventuellt har någon lön per dag, då du klickar du på knappen >> och markerar den eller de löner som ska räknas med.

I rutan för km anger du eventuell avstånd i km som du ska ha ersättning för därefter klickar du på knappen >> längst till höger och markerar de ersättningar som ska räknas med därefter trycker du på spara.

Skulle det vara något fel trycker du bara på knappen ändra bredvid din registrering och ändrar uppgifterna som var fel och klickar på uppdatera.

När du sparar en ny eller uppdaterar en registrering så visas alla registreringar f o m den första till den du sparade eller ändrade innevarande löneperiod, under föresättning att det finns ett brytdatum registrerat, detta görs av administratör på sidan admin. Skulle ett sådant datum ej vara registrerat visas 30 dagar bakåt i tiden istället.
Ett brytdatum för lönen används också för alla som inte har fullständiga rättigheter, det är endast administratörer som kan ändra, lägga till ny eller ta bort registrerad tid på avslutad löneperiod.
Finns det inget brytdatum registrerat finns det inte några sådana begränsningar.

Nedre panelen på sidan används för anpassad visning av registrerad tid. Där väljer du mellan vilka datum och/eller vilket objekt och om du har rättigheter för allas arbete kan du också välja vilken användare som ska visas.

Genom att klicka nertill på den översta panelen visas betydelsen av de olika kolumnerna vid visning. Klicka igen så stängs den.

Om du endast har rättigheter för egna arbete så kan du inte välja användare då kan du bara se dina egna tidsregistreringar.

Mellan datumrutorna har du en liten knapp där du kan nollställa datumen om du vill se alla tidsregistreringar av en viss användare eller på ett enskilt objekt.

Vid visning av tidsregistreringar kommer summor automatiskt högst upp på den nedre panelen , det är antalet registrerade poster, antalet dagar, antalet timmar, summa för dessa timmar och antalet km som för tillfället visas. Om du klickar på dessa summor får du mer information om dessa summor tex per användare eller per objekt och du skiftar mellan dessa med knappen "Summor per objekt/Summor per användare" längst ner till höger på panelen.

Knapparna längst ner till vänster på panelen är:

Arbetsnota – Med den kan du få anpassade utskrifter(pdf) på registrerade arbeten, utskrifterna anpassas efter vad som är valt i den nedre panelen.
Vill du få en utskrift på tidsregistreringarna under en viss period så väljer du mellan vilka datum utskriften ska sträcka sig sen väljer du alla objekt och markerar alla anställda antingen genom att klicka på knappen >> och i rutan som kommer upp markera framför alla eller de användare som du vill ha med på utskriften och klicka på knappen arbetsnota. Du kan även välja utskrifter för vissa objekt och/eller vissa användare.

Lönespec – Med denna knapp kan du få utskrifter(pdf) för valfria tidsperioder med lönberäkningar med registrerade skatter avdragna för alla eller markerade användare. Det går inte att välja objekt eftersom alla objekt räknas med oavsett vad som är valt i rullgardinsmenyn objekt.

Fakturabilaga – Med denna knapp får du utskrifter(pdf) på registrerad tid på valfritt objekt. Ett objekt måste vara valt däremot måste inte alla användare väljas du får i så fall en varning att tiden kanske inte stämmer eftersom inte alla användare är valda.

Anteckningar

På denna sidan kan du, om du har rättigheter att ändra/ta bort anteckningar, skriva anteckningar som du sen kan koppla till ett objekt vid tex portkoder eller extrajobb/extratimmar som ska redovisas eller koppla till en annan användare för personliga meddelanden mm. Eller kanske bara skriva personliga påminnelser.

Har du inte rättigheter att ändra/ta bort så kan du bara se redan registrerade anteckningar.
På samma sätt som material och arbete så registrerar du nya anteckningar på den översta panelen. Du väljer datum, eventuellt objekt anteckningen ska kopplas till och eventuell användare den ska kopplas till och sedan skriver du anteckningen i det stora fältet och trycker på spara.

Den nedre panelen används till att anpassa visningen. Du kan välja mellan vilka datum du vill se registrerade anteckningar och/eller vilket objekt och/eller användare den ska vara kopplad till eller vem den ska vara skriven av (signatur).

För att se en anteckning av de som visas, klickar du på den understrukna länken så visas den kompletta anteckningen i rutan ovanför. På detta vis behöver du inte skriva om återkommande anteckningar utan isådana fall kan du markera en anteckning du vill använda igen, göra eventuella ändringar och spara om den under ett annat datum eller objekt. Originalanteckningen ändras inte utan finns fortfarande kvar.

Har du bara rättigheter för egna anteckningar finns det vissa begränsningar, då kan du endast se anteckningar som är kopplade till dig, anteckningar som är kopplade till objekt som du har blivit tilldelad eller naturligtvis anteckningar du skrivit själv.

Genom att klicka nertill på den översta panelen visas betydelsen av de olika kolumnerna vid visning. Klicka igen så stängs den.

När du lägger till en ny anteckning har du också möjlighet att koppla den som tidspecifikation och ett objekt och på detta vis kan du sen skriva ut en komplett lista med tex extra arbeten på ett objekt för signatur av platschef eller dylikt.
Om du i nedre panelen väljer tidspecifikation så kommer automatiskt på utskriften en rad längst ner för underskrift.

Planering

Sidan för planering skiljer sig lite från de andra på det viset att det inte finns någon knapp för att ta sig dit. Utan enda sättet att komma till planering är att klicka på ett framtida datum i planeringskalendern om du nu har rättigheter för planering.

Tänk på att objektet på den raden i planeringskalendern du klickar på kommer att vara förvalt i rullgardinsmenyn för objekt, även om du bläddrar vidare mellan datumen.

När du kommer till sidan för planering och om ingen planering är gjord tidigare kommer alla användare vara listade i rutan längst till vänster.
För att planera personal på ett objekt måste du först välja objektet i rullgardinsmenyn och sedan antingen markerar du den eller de som ska planeras av användarna.
Du väljer flera genom att hålla ner Ctrl när du klickar på namnen eller också kan du bara dubbelklicka på de du väljer så hoppar de automatiskt över till rutan bredvid och planeringslistan längst till höger uppdateras med ditt val.

För att sedan planera vidare på ett annat objekt väljer du bara det i rullgardinsmenyn och gör likadant igen. När du sedan är nöjd med planeringen för det aktuella datumet klickar du på registrera och dagen är planerad.

Objekt som inte är aktiva för det aktuella datumet eller inte har något start och slutdatum är markerade med ljusare färg.

Du kan sedan bläddra vidare mellan datumen genom att klicka på de orange länkarna på översta panelen till höger och till vänster.
Det aktuella datumet ser du alltid i mitten ovanför menyn för objekt.

När någon planering finns registrerad för det aktuella datumet finns det ingen registreraknapp utan då heter den istället uppdatera.
Det finns även möjlighet att ta bort all planering för det aktuella datumet med knappen "ta bort".

Ska någon vara planerad på flera objekt samma dag så väljer du bara den eller de som det gäller i andra rutan när du har planerat dem på första objektet och klickar på "dubblera" så blir den eller de möjliga för ytterligare planering.

Skulle inte all personal finnas med att planera kan det bero på att de har en registrerad ledighet. Om det finns några registrerade ledigheter på det aktuella datumet så finns det en knapp Lediga på den nedre panelen, om du klickar på den kommer det upp en ny ruta med uppgifter om den eller de som är lediga.

På planeringskalendern syns sen blå trianglar i övre vänstra hörnet för de datumen och på den raden för objektet som är planerat.
Håller du muspekaren över ett datum visas information om markerat datum och objekt.

kontaktinformation

Om du är intresserad av detta system och vill veta mer kan du antingen skicka ett mail med ditt telefonummer till kund@tidnota.se så blir du uppringd, eller ringa själv till Roger på tel: 0734 386808.

Systemet är utvecklat av företaget telge webbvision. Som även producerar webbplatser eller skräddarsydda webbsystem. För förfrågan eller beställning av arbeten skicka ett mail till roger@webbvision.se eller gå in på webbvision.se och skriv ett meddelande på kontaktsidan.